Jau daugiau nei 5-erius metus naudojam ERP sistemą MONITOR, kurios diegimo ir naudojimo klausimais mus konsultuoja UAB „Progressive Business Solutions“ konsultantai. Iš tikrųjų sistemos diegimas buvo rimtas iššūkis mūsų įmonei, su kuriuo susidorojome tikrai ne per keletą mėnesių ir tikrai ne be labai rimtų pastangų. Visgi čia esame dėkingi UAB „Progressive Business Solutions“ konsultantams už kantrybę ir patirtį, kurią mus perdavė. Diegimo metu tikrai buvo optimizmo ir pesimizmo momentų, nes eilė naudotų sprendinių negalėjo būti perkelti į ERP sistemą ne dėl to, kad sistema tam netiko, o dėl to, kad reikėjo iš esmės keisti mąstymą ir įmonės valdymo filosofiją tam, kad ateity procesai galėtų būti tinkamai suskaitmeninti ir automatizuotai valdomi. Ne vienas tarpinis etapas dažnai būdavo pradedamas fraze „neįmanoma“ arba „pas mus taip netinka“, tačiau pamažu supratome, kad dalis siūlomų sprendinių yra perspektyvūs ir turi prasmės, todėl keisti gamybos ir kitų procesų valdymo filosofiją daug kur ryžomės. Tiesą sakant, diegimo procesą skirstyčiau į 3 etapus: 

  1. Nepasitenkinimas, kad sistema negali būti pritaikoma nekeičiant „gerų excelinių“ valdymo principų;
  2. Suvokimas, kad siūlomi pokyčiai turi prasmės ir dėl to verta daryti esminius pokyčius;
  3. Pasitenkinimas iš suskaitmenintų procesų teikiamo efektyvumo ir noras sistemą diegti dar giliau.

Man, kaip įmonės vadovui, sunkiausia buvo pirmojo etapo gale, kuomet pats supratau pokyčių prasmę ir iš „vidinės opozicijos“ perėjau į „poziciją“. Tada skyriau ženkliai didesnius žmogiškuosius, materialinius bei savo laiko resursus ir sistema pradėjo duoti efektyvumo vaisius. Esminiai dalykai, kurie sekė pakankamu lygiu įdiegus sistemą, buvo užsakymų portfelio optimizavimas. Tik su pakankamai įdiegta MONITOR sistema mes sugebėjome labai tiksliai įvertinti atskirų užsakymų rentabilumą, ko pasekoje mūsų gaminių gamoje nebeliko šildymo katilų ir tai leido pagerinti įmonės finansinius rezultatus. Minėtų katilų atsisakymas buvo ne vienintelis užsakymų portfelio koregavimas, tačiau tokiems koregavimams akis atrišo būtent MONITOR diegėjai – konsultantai iš UAB „Progressive Business Solutions“. Pamažu pasiekėme lygį, nuo kurio sistemą pradėjome išnaudoti vis plačiau ir šiandien be jos veikla būtų tiesiog neįmanoma. Reikia suprasti, kad sistemos diegimas yra tęstinis procesas jo pilnai užbaigti neįmanoma, tačiau mes šiuo metu esame etape, kuomet patys generuojame naujus poreikius ir sprendžiame, ar juos diegti su sistema ar be jos. Patikėkite, lengviausia viską turėti vienoje sistemoje, ką dažniausiai ir renkamės. 

Noriu pasidalinti keliomis rekomendacijomis vadovams tų įmonių, kuriuos diegimą tik planuoja ar neseniai pradėjo:

  1. Nesitikėkite įdiegti sistemą paskirdami vieną atsakingą asmenį už sistemos įdiegimą – tai niekados nepasiteisins, nes „sistemos reikės tik tam paskirtam specialistui“, o likusiems „sistema tik trukdys“;
  2. diegimo procese įmonės vadovas turi pats imtis diegimo procesų lyderio vaidmens ir būtų arbitru tarp įmonės paskirtų diegimo lyderio, įmonės specialistų/būsimų sistemos vartotojų bei konsultantų, nes priešingu atveju šios trys grandys turės beveik nulinę tikimybę susitarti ir visus procesus kokybiškai įdiegti. Beje, įmonės vadovui tikrai nereikia IT žinių – reikia tik gebėjimo būti arbitru;
  3. prieš diegdami sistemą padarykite keletą vizitų įmonėse, kurios jau praėjo diegimo kelią ir po to pasidarykite savo įmonėje vidinį auditą, ko jums reikia sistemos diegimui – tai liečia kompiuterinės technikos poreikių analizę, tinkamos komandos sudarymą, savo, kaip vadovo, laiko skyrimą ir atitinkamų investicijai finansuoti reikiamų lėšų įsivertinimą – rezultatui pasiekti reikės visų šių 4-ių elementų;
  4. pats patikėkite sistemos nauda, nes diegimo metu tikrai bus vidinės opozicijos ir „pagrįstų argumentų“, kad sistema yra „nesąmonė“, kad Jūsų įmonė yra unikali ir siūlomi sprendimai yra neįgyvendintini. Visgi nemanau, kad Jūsų įmonėje kažkas, ko negalima aprašyti tipinėmis taisyklėmis tinkamai jas realizuoti su ERP sistemoje. Tiesiog Jūs patys tuo turite patikėti;
  5. nesirinkite sistemos diegėjų, kurie siūlosi viską padaryti „pagal Jūsų užduotį“, tačiau neturi geros patirties pavyzdžių. Jūs realiai negalite savarankiškai parengti tinkamos užduoties, todėl toks sprendimas vestų į akligatvį. Čia bene esminis niuansas, kuriuo kaip privalumus pasižymi UAB „Progressive Business Solutions“ dėl to, kad ši įmonė labai glaudžiai bendradarbiauja su UAB „Arginata Engineering“. Iš tiesų konsultantus laikau kompetentingais ne tada, kada jie pasako, kaip galima daryti konkrečiu atveju, o tada, kada jie išanalizuoja Jūsų įmonės specifiką, pasako visus galimus variantus ir patys atmeta tuos, kurie Jūsų įmonei yra mažiau tinkami. Šiuo klausimu UAB „Progressive Business Solutions“ komanda dėl glaudaus bendradarbiavimo su gamybininkais iš UAB „Arginta Engineering“ yra tinkamas partneris ERP sistemos diegimui, nes bene visi jų siūlomi sprendimai jau buvo išbandyti minėtoje gamybos įmonėje ir jie žino, kodėl vienu ar kitu atveju atskirsi sprendiniai Jus tiks ar netiks. Taip Jūs nepadarysite klaidų, kurias kiti jau padarė anksčiau.

Negailėkite laiko savo poreikių analizei prieš sistemos diegimo pradžią ir rinktinės patikimą ERP sistemą bei patikimą diegimo konsultantų komandą – tai būtini elementai tiesiausiam keliui į tikslą. Atsiminkite, kad brangiausias resursas yra laikas, todėl sistemos įdiegimo procesą reikia gerai suplanuoti ir principingai laikytis užsiduoto grafiko, kad pats procesas būtų baigtas greičiau, nes Jūs pavargsite jį vykdyti. Tuo pačiu tai bus  pigiausias kelias į tikslą. 

Dr. V. Liesionis
„Astros“ vadovas